Mettre en place un plan Qualité

Définition et rôle

La mise en place d’une démarche qualité sur un projet permet d’assurer au mieux la réussite du projet. Il est nécessaire de définir une organisation initiale de la qualité et de l’intégrer à l’organisation préexistante. C’est pourquoi il est important de nommer un responsable Qualité chargé de piloter l’ensemble des démarches qualités et de définir les différentes procédures nécessaires au bon déroulement de votre projet. Le responsable Qualité est en communication avec l’ensemble des ressources humaines du projet, il a à charge la supervision et la gestion de la base documentaire et de l’ensemble de ces documents.

Base Documentaire

L’objectif de la base documentaire mis en place pour le projet est d’accompagner l’ensemble des acteurs du projet dans la réalisation de ce dernier. Elle permet en autre de rendre compte des différentes modifications apportées à chacun des documents concernant le projet. Cette gestion des documents doit permettre de conserver la trace de chacune des modifications du projet. Il appartient au Responsable Qualité de s’assurer que les principaux acteurs de l’équipe projet respectent l’ensemble des procédures mises en place pour la gestion de cette base documentaire. Dans le cas contraire, le Responsable Qualité est habilité à signaler toutes non-conformité au Chef de Projet qui sera alors chargé de prendre les mesures nécessaires pour garantir l’assurance qualité du projet.

Communication

La gestion de la communication au sein d’un projet est extrêmement complexe tant le nombre de méthodes de communication peut est important, il est donc important de mettre en place un réel plan de management de la communication.Le plan de management de la communication décrit point par point l’ensemble des méthodes disponibles et autorisés pour permettre aux acteurs de communication de communiquer entre-eux. Toutefois, celui-ci peut n’être qu’un sous-ensemble de plan de communication interne de l’entreprise.

Dans le cadre d’un projet de faible importance, il n’est parfois pas nécessaire de réaliser un plan de management de la communication, celui-ci peut s’intègrer naturellement au sein de la démarche qualité. Le responsable Qualité est alors chargé de définir un ensemble d’outils et de méthodes pour assurer la communication entre les différents acteurs principaux internes et/ou externes du projet. L’objectif secondaire de cette démarche est également de permettre une traçabilité de l’ensemble des communications concernant le projet.

Réunion

L’objectif des réunions concernant le projet est d’apporter un résumé de ce qui a déjà été fait. Elles permettent ainsi de garantir un retour qualité sur les différentes phases du projet. Ces réunions ont également pour objectif de mettre en place la planification des tâches restantes. Le contenu de ces réunions doit être conservé afin de garder une traçabilité des événements. Cette traçabilité est d’autant plus importante si elle concerne une prise de décision avec le client sur un changement du contenu du projet.

Versioning

La base documentaire mise en place par le Responsable Qualité est un dossier commun accessible par l’ensemble des acteurs internes du projet qui répertorie l’ensemble des documents concernant le projet. Chaque nouveau document concernant le projet doit être placé par son auteur sur ce répertoire commun. Pour assurer un suivi Qualité, il est important de numéroter chaque version des diiférents document afin de conserver une traçabilité des modifications apportés au projet. La nomanclature du versioning des documents est à définir par le Responsable Qualité au début du projet.

La nomenclature des documents peut par exemple être de la forme:

  • <NOM_DU_DOCUMENT><DATE_CREATION><VERSION><EXTENSION>
  • Le numéro de version se compose de 4 chiffres.
    • Le premier chiffre correspond à une version validé du document par le client
    • Le deuxième chiffre correspond à une version validé du document par le responsable du projet
    • Le troisième chiffre correspond à une modification majeure du document qui entraine une nouvelle validation du document
    • Le dernier chiffre correspond à une petite modification (orthographe, mise en page) qui n’entraine pas de nouvelle validation du document
  • Les espaces seront remplacés par des underscores <_>
  • La date de création est de la forme jjmmaa.

Exemple de nom : Document_Qualité_22102007_1.1.0.2.doc qui correspond à la deuxième version modifié depuis la validation par le client et le responsable du projet

Voiçi un autre exemple sous forme de schéma d’un processus création suivi d’un processus de validation de document, celui-ci montre un processus de versioning sur 3 chiffres seulement.

Exemple de processus de création d'un document

Validation d'un document